Executive Assistant VP Sustainable Development F/H

Job description

Contexte enjeux Vous assurez un rôle clé de coordination et de facilitation auprès d’un Vice‑Président et, à titre complémentaire, d’un autre manager. Votre mission est de garantir la fluidité de l’organisation, la qualité des interactions et la confidentialité des informations, dans un environnement exigeant et multi‑interlocuteurs. Rattachement Vice‑Président — périmètre principal (80 % du temps) ; support complémentaire (20 % du temps) : un autre manager/VP. Localisation Ce poste est localisé à Grenoble. Votre rôle Être le point d’appui opérationnel du VP : orchestrer l’agenda et les réunions, piloter les déplacements internationaux, traiter les notes de frais et commandes, gérer des dossiers administratifs spécifiques (dont donations de matériel), animer la communication et les invitations, et filtrer les priorités (agenda/mails). Pour 20 % du temps, assurer un support exécutif équivalent pour un autre manager. Vos missions Périmètre principal — 80 % (scope VP) Gérer les réunions institutionnelles et collectives du périmètre (préparation, invitations, logistique, comptes rendus) Valider les notes de frais du périmètre VP et n‑1, veiller à la conformité et aux délais de remboursement Organiser les déplacements hors de France (transport, hébergement, visas si nécessaire, briefs et dossiers de voyage) Gérer l’administratif lié aux donations de matériel (envoi/réception/cerfa), en lien…